Rangkuman: Chapter 2

Referensi Buku: 

0132142856.01.MZZZZZZZ

Judul Buku : Management Information System (Managing Digital Firm), 12th Edition

Penulis       : Jane P. Laudon, Kenneth C. Laudon

Penerbit     : Prentice-Hall Inc.

 

Part One: Organizations, Management, and the Networked Enterprise

Chapter 2: Global E-Business and Collaboration (Bisnis Elektronik dan Kerja Sama Global)

2.1 Proses Bisnis dan Sistem Informasi

       Untuk dapat beroperasi, organisasi bisnis harus berurusan dengan banyak hal yang berbeda terkait informasi mengenai pemasok, pelanggan, pegawai, faktur, pembayaran, serta tentu saja produk dan layanan mereka.

Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Secara gari besar, kinerja sebuah perusahaan bisnis bergantung pada seberapa baik proses  bisnis dirancang dan dikoordinasikan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai kumpulan proses bisnis, beberapa diantaranya merupakan bagian dari proses yang memiliki cakupan yang lebih besar. Misalnya menggunakan mentor/pendidik, wiki, blog, dan video adalah bagian dari proses manajemen pengetahuan secara keseluruhan. Banyak proses bisnis yang terkait dengan area fungsional tertentu. Sebagai contoh fungsi-fungsi penjualan dan pemasaran  bertanggung jawab untuk mengidentifikasi pelanggan, dan fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk merekrut pekerja.

Lantas bagaimana sistem informasi  meningkatkan proses  bisnis? Sistem informasi mengotomatisasikan banyak langkah dalam proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien, atau mencetak tagihan, dan mengirim pesanan. Namun sekarang, teknologi informasi dapat melakukan lebih banyak lagi. Teknologi baru dapat betul-betul  mengubah arus informasi, mengubah prosedur yang seharusnya dikerjakan secara berurutan menjadi dapat dilakukan secara bersamaan, serta menghilangkan hambatan-hambatan dalam pengambilan keputusan.

 

2.2 Jenis-jenis Sistem Informasi

       Organisasi bisnis pada umumnya memiliki sistem-sistem yang mendukung proses-proses terseut dalam tiap area fungsi bisnis utama-penjualandan pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, serta sumber daya manusia.

  1. Sistem-sistem untuk kelompok manajemen yang berbeda
  • Sistem Pemrosesan Transaksi: sistem komputerisasi yang mengoperasikan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti entri pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, karyawan yang mencatat, dan pengiriman. Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin dan untuk memantau arus transaksi di seluruh perusahaan.
  • Sistem untuk Intelijen Bisnis: merupakan istilah terkini mengenai data dan perangkat lunak untuk mengorganisasi, menganalisis, dan menyediakan akses kepada data untuk membantu manajer dan pengguna lain dalam suatu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih berdasarkan informasi.
  1. Sistem untuk membuat perusahaan saling terhubung
  • Aplikasi Perusahaan: merupakan sistem yang menjangkau seluruh area fungsional, berfokus pada pelaksanaan proses bisnis yang terjadi diseluruh perusahaan dan menjangkau seluruh tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu perusahaan lebih fleksibel dan produktif, dengan cara mengoordinasikan proses-proses bisnis menjadi lebih singkat, serta mengintegrasikan kelompok-kelompok proses guna menciptakan pengelolaan sumber daya serta layanan pelanggan yang efisien. Terdapat empat kategori utama aplikasi perusahaan, yaitu:

-sistem perusahaan

-sistem pengelolaan rantai pasokan

-sistem pengelolaan hubungan pelanggan

-sistem manajemen pengetahuan

  • Intranet dan Ekstranet: secara sederhana, intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawannya saja. Intranet menggunakan teknologi dan teknik yang sama dengan internet, dan intranet sering kali merupakan wilayah akses pribadi/khusus kalangan karyawan saja pada situs web perusahaan yang lebih besar. Sedangkan ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok yang memiliki wewenang dan biasanya digunakan untuk mengoordinasikan pengiriman persediaan ke fasilitas produksi perusahaan tersebut.
  • E-Business, E-Commerce, dan E-Government: Bisnis Elektronik (E-Business) mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses-proses bisnis utama dalam suatu perusahaan. Perdagangan Elektronik (E-Commerce) merupakan bagian dari E-Business yang berhubungan dengan kegiatan jual-beli barang/jasa melalui internet. Dan E-Government mengacu pada penggunaan teknologi aplikasi jaringan dan internet untuk memungkinkan pemerintah berhubungan dengan masyarakat, organisasi bisnis, sektor swasta, dan instansi pemerintah terkait lainnya secara digital.

 

2.3 Sistem Kolaborasi dan Kerjasama

       Kolaborasi adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, biasanya digunakan pada organisasi bisnis, atau organisasi lainnya, atau antara satu bisnis dengan bisnis lainnya. Saat ini kolaborasi atau kerja sama tim menjadi lebih penting dibandingan sebelumnya karena berbagai alasan:

  • Mengubah sifat pekerjaan
  • Pertumbuhan bidang pekerjaan professional
  • Mengubah struktur organisasi perusahaan
  • Mengubah ruang lingkup perusahaan
  • Menitikberatkan pada inovasi
  • Mengubah budaya kerja dan bisnis

Saat ini banyak perusahaan meningkatkan kolaborasi dengan memanfaatkan bisnis jejaring sosial dimana bentuk bisnis ini menggunakan platform jejaring sosial, yang meliputi Facebook, Twitter, dan perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan untuk berhubungan dengan karyawan, pelanggan, serta pemasok mereka.Tujuan dari bisnis jejaring sosial adalah untuk memperdalam interaksi dengan kelompok-kelompok dari dalam dan luar perusahaan guna memperlancar dan memperbaiki pendistribusian informasi, inovasi, dan pengambilan keputusan.

Berikut adalah manfaat bisnis dari kolaborasi dengan bisnis jejaring sosial:

Manfaat

Dasar Pemikiran

Produktivitas

Apabila orang-orang berinteraksi dan bekerja secara bersama-sama mereka mampu mendapat pengetahuan yang mendalam dan menyelesaikan masalah lebih cepat,disbanding dengan orang-orang yang berjumlah sama, bekerja secara sendiri-sendiri. Jumlah kesalahan dapat diminimalisir.

Kualitas

Orang-orang yang bekerja secara kolaboratif, dapat saling mengoreksi kesalahan lebih cepat daripada mereka yang bekerja sendiri-sendiri. Kolaborasi dan penggunaan teknologi yang sesuai akan mempersingkat waktu perancangan dan produksi.

Inovasi

Orang-orang yang bekerja secara bersama-sama dapat mendatangkan ide yang lebih inovatif tentang produksi, layanan, serta administrasi, ketimbang mereka yang bekerja secara terisolasi sendiri-sendiri.

Layanan Pelanggan

Orang-orang yang bekerja bersama-sama serta menggunakan perangkat kolaborasi dan jejaring sosial dapat menyelesaikan masalah dan keluhan pelanggan lebih cepat dan efektif daripada mereka yang bekerja secara individual.

Kinerja Keuangan, Keuntungan, Penjualan, dan Pertumbuhan Penjualan

Sebagai hasil dari semua hal yang disebutkan sebelumnya, perusahaan yang kolaboratif, memiliki penjualan, pertumbuhan penjualan, dan kinerja keuangan yang lebih unggul.

 

Bisnis yang kolaboratif tidak akan menghasilkan apapun tanpa adanya sistem informasi yang memungkinkan terwujudnya semua itu. Berikut adalah beberapa perangkat yang mendukung bisnis kolaborasi dan jejaring sosial:

  • Surel dan Pesan Instan (Instant Messaging-IM)
  • Wiki
  • Virtual Worlds
  • Platform Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial, seperti: Virtual Meeting System, Google Apps/Google sites dan Cloud Collaboration Services, Microsoft SharePoints, Lotus Notes, Perangkat Jejaring Sosial dalam Perusahaan

Dengan begitu banyaknya perangkat dan layanan yang tersedia bagi kolaborasi dan bisnis jejaring sosial, berikut adalah enam langkah yang akan menuntun Anda untuk memilih perangkat yang tepat dan dengan harga yang terjangkau untuk melakukan investasi pada aplikasi kolaborasi sehingga resikonya dapat diminimalisir:

  1. Apa tantangan dalam kolaborasi terkait tempat dan waktu yang dihadapi oleh perusahaan?
  2. Solusi apa yang tersedia? Buatlah daftar produk yang disediakan oleh vendor.
  3. Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfat yang diterima perusahaan Anda. Pastikan Anda menyertakan biaya pelatihan dalam perkiraan biaya yang Anda buat dan biaya yang melibatkan divisi sistem informasi, jika diperlukan.
  4. Analisis resikko keamanan dan kelemahan dari setiap produk. Apakah perusahaan Anda tidak terdapat di internet? Apakah perusahaan Anda berani mengambil risiko terhadap kegiatan operasionalnya yang penting, untuk dikontrol secara sistem oleh perusahaan lain? Apa masalah finansial yang dihadapi vendor Anda? Apakah mereka akan tetap bertahan selama 2 smapai 5 tahun? Biaya apa saja yang akan timbul untuk beralih ke vendor lain, seandainya vendor sebelumnya bangkrut?
  5. Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi masalah implementasi dan pelatihan. Beberapa perangkat kolaborasi dan jejaring sosial tersebut lebih mudah digunakan ketimbang perangkat yang lain.
  6. Tentukan perangkat yang menjadi pilihan Anda, dan undang para vendor untuk mempresentasikannya.

 

2.4 Fungsi Sistem Informasi dalam Bisnis

                Hampir di setiap perusahaan bahkan yang terkecil sekalipun, Departemen Sistem Informasi adalah kelompok resmi dalam struktur organisasi yang bertanggung jawab dalam memberikan jasa/pelayanan di sektor teknologi informasi.Departemen Sistem Informasi bertanggung jawab memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup keseluruhan infrastruktur TI yang dimiliki perusahaan.

Departemen Sistem Informasi terdiri atas para spesialis seperti,pemrograman, analisis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Departemen ini dipimpin oleh direktur informasi.

Terdapat banyak jenis organisasi bisnis, dan terdapat banyak cara bagaimana fungsi teknologi informasi disusun dalam perusahaan tersebut. Perusahaan yang kecil, tidak akan memiliki kelompok sistem informasi yang formal. Mungkin perusahaan tersebut hanya memiliki satu orang karyawan yang bertanggung jawab memelihara jaringan dan menjalankan aplikasinya, atau menggunakan jasa konsultan dalam melakukan pekerjaan ini.Perusahaan yang lebih besar memiliki departemen sistem informasi yang tersendiri, yang diatur melalui cara-cara yang berbeda, bergantung ide dan kepentingan perusahaan.

 

About Flowry Adni Jannatia

Cirebonese-Who doesn't love banana? Give it to me.