Rangkuman: Chapter 14

Referensi Buku: 

0132142856.01.MZZZZZZZ

Judul Buku : Management Information System (Managing Digital Firm), 12th Edition

Penulis       : Jane P. Laudon, Kenneth C. Laudon

Penerbit     : Prentice-Hall Inc.

Part Four: Building And Managing System

Chapter 14: Managing Projects (Pengelolaan Proyek)

14.1 Pentingnya Pengelolaan Proyek

        Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi dalam proyek-proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu lebih banyak waktu dan uang untuk melaksanakan daripada yang diantisipasi atau sistem selesai tidak bekerja dengan benar.

Proyek Runaway Dan Sistem Kegagalan

       Banyak proyek yang disampaikan dengan fungsi yang hilang (yang dijanjikan untuk pengiriman versi). Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat, kemungkinan besar akan menderita konsekuensi ini:

  • Biaya yang jauh melebihi anggaran
  • Jangka waktu yang tidak bisa diperkirakan
  • Kinerja teknis kurang dari yang diharapkan
  • Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan

 

Tujuan Manajemen Proyek

        Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tertentu tujuan bisnis. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian teknologi informasi perusahaan (TI) infrastruktur. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala. Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai resiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasil. Di area lain dalam bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

 

 

14.2 Memillih Proyek

Struktur Manajemen Untuk Sistem Informasi Proyek

        Dalam puncak struktur manajemen ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan informasi komite sistem kemudi. Perencanaan strategis perusahaan kelompok bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.

Komite pengarah sistem informasi adalah kelompok manajemen senior dengan tanggung jawab untuk pengembangan sistem dan operasi. Hal ini terdiri dari kepala departemen dari kedua pengguna akhir dan sistem informasi daerah. Kemudi panitia dan menyetujui rencana untuk sistem di semua divisi, berusaha untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan sistem, dan kadang-kadang menjadi terlibat dalam memilih proyek sistem informasi spesifik.

Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek terdiri dari sistem informasi manajer dan manajer pengguna akhir bertanggung jawab untuk mengawasi beberapa sistem informasi spesifik proyek. Tim proyek secara langsung bertanggung jawab untuk proyek sistem individu. Ini terdiri dari sistem analis, spesialis dari pengguna akhir bidang bisnis yang relevan, programmer aplikasi, dan mungkin spesialis basis data. Campuran keterampilan dan ukuran proyek Tim tergantung pada sifat khusus dari solusi sistem.

Menghubungkan Sistem Proyek Untuk Rencana Bisnis

        Dalam rangka untuk mengidentifikasi sistem informasi proyek-proyek yang akan memberikan yang paling nilai bisnis, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan dari rencana), dasar pemikiran, sistem saat ini / situasi, perkembangan baru untuk mempertimbangkan, manajemen strategi, rencana pelaksanaan, dan anggaran. Dalam rangka untuk merencanakan secara efektif, perusahaan perlu inventarisasi dan mendokumentasikan semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI. Untuk proyek di mana manfaat melibatkan ditingkatkan pengambilan keputusan, manajer harus mencoba untuk mengidentifikasi perbaikan keputusan yang akan memberikan terbesar nilai tambah bagi perusahaan. Maka mereka harus mengembangkan satu set metrik untuk mengukur nilai lebih informasi yang tepat waktu dan tepat pada hasil keputusan.

Faktor Keberhasilan Kritis

        Untuk mengembangkan sistem informasi rencana yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua panjang dan kebutuhan informasi jangka pendek. Analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF) dari manajer.

Analisis Portofolio

       Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan dari pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem alternative proyek. Analisis portofolio persediaan semua informasi organisasi proyek dan aset sistem, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Ini portofolio investasi sistem informasi dapat digambarkan memiliki profil risiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan mirip dengan portofolio keuangan.

Mpdel Skor

       Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek mana banyak kriteria harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung jumlah tertimbang.

 

 

14.3 Menetapkan Nilai Bisnis Sistem Informasi

Biaya dan Manfaat Sistem Informasi

Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter

       Manfaat tak berwujud , seperti layanan pelanggan lebih efisien atau ditingkatkan pengambilan keputusan , tidak dapat segera dihitung tetapi dapat menyebabkan quantifi-keuntungan bisa dalam jangka panjang . Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang selalu menghasilkan lebih terukur , manfaat nyata dari sistem informasi manajemen , sistem pendukung keputusan , dan komputer didukung sistem kerja kolaboratif.

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

       Metode penganggaran modal bergantung pada langkah-langkah arus kas masuk dan keluar dari perusahaan ; proyek modal menghasilkan arus kas . Biaya investasi untuk informasi yang proyek sistem tion adalah arus keluar uang tunai langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk hardware , software , dan tenaga kerja . Dalam tahun-tahun berikutnya , investasi dapat menyebabkan

Arus kas keluar tambahan yang akan diimbangi dengan arus kas masuk yang dihasilkan dari investasi . Arus kas masuk berupa peningkatan penjualan lebih banyak produk ( untuk alasan seperti produk baru , kualitas yang lebih tinggi , atau meningkatkan pangsa pasar ) atau mengurangi biaya produksi dan operas.

Pilihan Nyata Model Harga

       Model nyata pilihan harga ( ROPMs ) menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan . Sebuah pilihan pada dasarnya adalah benar, tapi bukan kewajiban , untuk bertindak beberapa waktu ke depan . Sebuah call option yang khas, untuk Misalnya , adalah pilihan keuangan di mana seseorang membeli hak ( namun tidak kewajiban ) untuk membeli aset yang mendasari ( biasanya saham ) pada harga tetap ( strike price ) pada atau sebelum tanggal tertentu .

 

 

14.4 Resiko Pengelolaan Proyek

Dimensi Resiko Proyek

       Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, dan organisasi dan komponen teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin untuk membuat masalah yang kita telah dijelaskan sebelumnya atau menderita keterlambatan karena mereka membawa tingkat yang lebih tinggi dari risiko daripada yang lain. Tingkat proyek Risiko ini dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat teknis keahlian staf sistem informasi dan tim proyek.

Manajemen Perubahan Dan Konsep Implementasi

       Sebuah persentase yang sangat besar dari sistem informasi proyek tersandung karena proses perubahan organisasi membangun sistem sekitarnya tidak benar ditangani. Membangun sistem yang sukses membutuhkan manajemen perubahan hati.

Konsep Implementasi

        Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan baru sistem informasi secara efektif, Anda harus memeriksa proses implementasi. Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi, manajemen, dan rutinisasi dari suatu inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan.

Peran Pengguna Akhir

        Hubungan antara pengguna dan sistem informasi spesialis memiliki masalah tradisional bagi implementasi sistem informasi upaya. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki latar belakang yang berbeda, kepentingan, dan prioritas. Hal ini disebut sebagai komunikasi user-desainer kesenjangan. Perbedaan ini menyebabkan divergen loyalitas organisasi, pendekatan untuk pemecahan masalah, dan kosa kata.

Dukungan manajemen dan Komitmen

       Jika proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, itu lebih mungkin dirasakan positif oleh kedua pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa mereka partisipasi dalam proses pembangunan akan menerima tingkat tinggi perhatian dan prioritas.

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Proses Bisnis Reengineering, Aplikasi Enterprise, dan Merger dan Akuisisi

       Mengingat tantangan inovasi dan implementasi, tidak mengherankan untuk menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi enterprise dan proses bisnis rekayasa ulang (BPR) proyek, yang biasanya membutuhkan luas organisasi mengubah dan yang mungkin memerlukan menggantikan teknologi lama dan sistem warisan yang berakar dalam banyak proses bisnis yang saling terkait. Sejumlah penelitian telah menunjukkan bahwa 70 persen dari semua proses bisnis rekayasa ulang proyek gagal untuk memberikan manfaat yang dijanjikan. Demikian juga, persentase yang tinggi dari aplikasi perusahaan gagal untuk sepenuhnya dilaksanakan atau untuk memenuhi tujuan mereka pengguna bahkan setelah tiga tahun bekerja.

Pengendalian Faktor Resiko

        Berbagai manajemen proyek, persyaratan pengumpulan, dan metodologi perencanaan telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari masalah pelaksanaan. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna bermain sesuai peran selama periode pelaksanaan dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

Mengelola Kompleksitas Teknis

        Proyek dengan teknologi menantang dan kompleks bagi pengguna untuk menguasai manfaat dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada bagaimana juga kompleksitas teknis mereka dapat dikelola.

Perencanaan formal dan Pengendalian Peralatan

       Proyek besar manfaat dari penggunaan yang tepat alat perencanaan formal dan alat kontrol formal untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek yang grafik Gantt dan grafik PERT. Teknik manajemen proyek ini dapat membantu manajer mengidentifikasi hambatan dan menentukan dampak bahwa masalah-masalah akan memiliki waktu penyelesaian proyek. Mereka juga dapat membantu proyek partisi pengembang sistem dalam lebih kecil, segmen yang lebih mudah dikelola dengan didefinisikan, bisnis terukur hasil. Teknik kontrol standar dapat berhasil memetakan kemajuan proyek terhadap anggaran dan tanggal sasaran, sehingga penyimpangan dari rencana dapat melihat.

Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Pengguna Perlawanan

       Proyek dengan struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan yang mungkin desain dan tetap berkomitmen untuk desain tunggal. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan pelaksanaan tim untuk pengguna di semua tingkatan organisasi. Misalnya, pengguna dapat menjadi anggota aktif dari tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan mengambil alih instalasi dan pelatihan.

Merancang Untuk Organisasi

       Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, extranet, dan aplikasi Web. Selain procedural perubahan, transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur organisasi, kekuatan hubungan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati.

Desain sociotechnical

       Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah untuk menggabungkan praktek desain sociotechnical ke proyek-proyek sistem informasi. Desainer mengatur set sebagainya terpisah dari solusi desain teknis dan sosial. Desain sosial rencana mengeksplorasi struktur yang berbeda workgroup, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individu.

Proyek Alat Software Manajemen

       Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek memudahkan proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk mendefinisikan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas, membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi penciptaan Gantt dan PERT grafik. Beberapa alat-alat ini adalah program canggih besar untuk mengelola sangat besar proyek, kelompok kerja tersebar, dan fungsi perusahaan. Alat canggih inidapat mengelola jumlah yang sangat besar dari tugas dan kegiatan dan hubungan yang kompleks. Sedangkan perangkat lunak manajemen proyek membantu organisasi melacak individu proyek, sumber daya yang dialokasikan kepada mereka, dan biaya mereka, portofolio proyek perangkat lunak manajemen membantu organisasi mengelola portofolio proyek dan ketergantungan di antara mereka. Interaktif Sesi tentang Pengelolaan menggambarkan bagaimana perangkat lunak manajemen portofolio proyek Hewlett-Packard membantu Motorola Inc mengkoordinasikan proyek dan menentukan campuran yang tepat dari proyek dan sumber daya untuk mencapai tujuan strategis.

About Flowry Adni Jannatia

Cirebonese-Who doesn’t love banana? Give it to me.